La signature électronique apparaît à la fin d’un message électronique. Elle contient des informations sur la personne qui a envoyé le courrier. Voici quelques points à connaître si vous comptez en créer une.
Les éléments de base d’une signature e-mail
Ces informations doivent figurer dans une signature électronique :
– Prénom / nom de famille
– Poste que l’expéditeur occupe dans l’entreprise
– Son département
– L’adresse de l’entreprise
– Téléphone
– Logo de l’entreprise
L’importance de la signature e-mail professionnelle
La signature e-mail professionnelle doit être considérée comme un moyen de représenter l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Elle joue le même rôle qu’une carte de visite. De ce fait, sa configuration influence directement l’image de marque qui est projetée. Il est ainsi important qu’elle donne une bonne impression.
Conseils pour créer une signature e-mail professionnelle efficace
De nombreuses entreprises ont un manuel dans lequel sont expliquées les différentes manières de créer une signature e-mail professionnelle. Il est important de suivre ces consignes à la lettre, car elles sont déterminantes dans la définition de l’image de l’entreprise.
Au-delà des instructions dans le manuel, il y a quelques lignes directrices dont il faut tenir compte :
– Synthèse des informations à mentionner
– Graphismes simples et clairs
– Qualité d’image plus élevée
– Des informations correctes (numéros de téléphone, adresse, etc.)
– Éviter les fautes d’orthographe
– Logo officiel sans modifications
– Inclure des liens (web, e-mail, etc.)
– Image de profil (facultatif)
– Espacement suffisant
Si vous voulez que la signature apparaisse dans tous les mails que vous envoyez, il est nécessaire de la configurer pour qu’elle s’affiche automatiquement. En effet, inclure manuellement la signature dans chaque e-mail vous fera perdre beaucoup de temps, d’autant plus que certaines informations risquent d’être omises.
Sachez que tous les services de messagerie (Outlook, Gmail, etc.) incluent déjà ce système de configuration depuis leur panneau de contrôle. Vous pouvez ainsi exporter votre signature personnalisée sur générateur de signature email comme 1001emailsignatures.com ou sur Word vers votre service de messagerie.
